Prozessmanagement

Zuletzt bearbeitet am 20.09.2026

Ich unterteile Prozessmanagement in fünf handlungsleitende Verben: Steuern, Verstehen, Gestalten, Umsetzen und Betreiben. Alles, was im Prozessmanagement zu tun ist, lässt sich einem dieser fünf Bereiche zuordnen. Verstehen, Gestalten und Umsetzen bilden den Prozesslebenszyklus als aufeinanderfolgende Phasen, eingebettet in das übergeordnete Steuern. Betreiben schließt den Kreis und sorgt dafür, dass Prozessmanagement nicht als Projekt endet, sondern als Haltung bleibt.

Steuern

Hier landet alles Strategische: Konzepte für die Einführung von Prozessmanagement, Roll-out-Strategien und die grundsätzliche Frage, wie Prozessmanagement in einer Organisation verankert wird. Steuern ist die Metaebene. Sie gibt Richtung und Rahmen vor, innerhalb dessen der Prozesslebenszyklus wirksam werden kann.

Verstehen

In dieser Phase wird der Ist-Zustand analysiert, im besten Fall ungeschönt und methodisch präzise. Organisch gewachsene Strukturen werden nachvollzogen, in fachliche Modelle übersetzt und anschließend auf Schwachstellen untersucht. Diese Phase bildet das Fundament jeder Optimierung. Der Arbeitsmodus ist geprägt von neutraler Neugier und methodischer Strenge.

Bildlich gesprochen: Es geht ins Labor.

Gestalten

Auf Basis des Verstandenen entstehen hier die Soll-Prozesse der Zukunft. Methodisch orientiert sich diese Phase häufig am Service Design oder am Design Thinking, um den Lösungsraum strukturiert zu öffnen und kreative wie pragmatische Lösungen gleichermaßen zuzulassen.

Bildlich gesprochen: Es geht ins Atelier.

Umsetzen

Diese Phase überführt das Soll-Konzept in den gelebten Arbeitsalltag und ist damit die kritischste von allen. Sie greift tief in eingespielte Routinen ein und geht über eine rein technische Implementierung hinaus. Im Mittelpunkt steht dabei immer der Mensch. Daher liegt der Fokus auf Schulung, sorgfältiger Kommunikation und konsequenter Begleitung im Sinne des Change Managements. Ein Prozess entfaltet seine Wirkung nur dann, wenn Mitarbeitende ihn nicht nur kennen, sondern verstehen, akzeptieren und sicher anwenden.

Bildlich gesprochen: Es geht in die Werkstatt.

Betreiben

Prozessmanagement ist kein Projekt mit Abschlussdatum, es ist eine Daueraufgabe. Betreiben beschreibt, wie Prozessmanagement dauerhaft aufrechterhalten, in den Alltag der Organisation integriert und durch einen kontinuierlichen Verbesserungsprozess lebendig gehalten wird. Ziel ist eine Kultur, in der das Hinterfragen und Weiterentwickeln von Prozessen zur Selbstverständlichkeit wird.

Themen (Subtopics)

Zugehörige Artikel

Prozessmanagement steuern

Prozesse verstehen

Prozesse gestalten

Prozesse umsetzen

Prozessmanagement betreiben

Autor

Geschrieben von Patrick Roßkothen, Experte für Prozess- und Wissensmanagement. Mehr zu mir und meiner Arbeit: Über mich