Identifikation von Geschäftsprozessen

💡 Dieser Artikel beantwortet folgende Fragen:

• Wie unterscheide ich einen echten Geschäftsprozess von einem internen Teilprozess?
• Warum führt die klassische Aufbauorganisation oft zu Schnittstellenverlusten?
• Wie benenne ich Prozesse korrekt (Objekt + Verb)?
• Was definiert den Start (Auslöser) und das Ende (Ergebnis) eines Prozesses?

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Grundfragen zur Abgrenzung

Um einen Prozess klar zu identifizieren und von anderen abzugrenzen, helfen folgende Leitfragen:

• Wer ist die Kundin? (Startet der Prozess bei ihr? Erhält sie das Ergebnis?)
• Interne Kundinnen: Sind Teil des Prozesses und erhalten eine eigene Schwimmbahn.
• Externe Kundinnen: Haben einen eigenen Prozess und werden in einem separaten Pool dargestellt.
• Auslöser: Was löst die Arbeit aus?
• Ergebnis: Welche Ergebnisse werden erzielt?

Regeln zur Benennung

Prozesse werden stets nach dem Schema “Objekt und Verb” benannt (z. B. “Bauantrag bearbeiten”).

Definition von Start und Ende

• Auslöser: Der Impuls, der den Prozess startet. Hier vergeht keine Bearbeitungszeit. Benennung erfolgt im Plusquamperfekt (z. B. “Antrag ist eingegangen”).
• Ergebnis: Das Resultat am Ende des Prozesses. Auch hier vergeht keine Bearbeitungszeit (z. B. “Störung ist behoben”).
• Wichtig: Auslöser und Ergebnis sind nicht der erste oder letzte Arbeitsschritt, sondern rahmen den Prozess ein.

Methodik: Das Prozess-Screening

Das Prozess-Screening ist der erste operative Schritt, um eine systematische Übersicht (Landkarte) aller Geschäftsprozesse einer Organisationseinheit zu erhalten.

Besonderheit: Vorgehen nach Aufbauorganisation

Aufgrund der stark funktionalen Struktur (besonders in der öffentlichen Verwaltung) wird das Screening meist organisationsweise durchgeführt. Das bedeutet, man geht von Amt zu Amt oder von Abteilung zu Abteilung und identifiziert dort die gelebten Abläufe.

Das Risiko: Da Fachbereiche oft nur einen Teil der Wertschöpfungskette abbilden, besteht die Gefahr, dass man statt des Gesamtprozesses nur einen Teilprozess erfasst. Würde man Prozesse immer strikt an der Amtsgrenze starten und enden lassen, entstünde eine Prozesslandschaft ohne Schnittstellen.

Kriterien für die Abgrenzung

Ein Geschäftsprozess wird daher nicht strukturell (nach Abteilungsgrenze), sondern inhaltlich definiert. Er zeichnet sich durch drei Merkmale aus:

• Auslöser: Ein konkretes Ereignis, das den Prozess startet.
• Ergebnis: Eine definierte Leistung, die einen Wert darstellt.
• Aktivitäten: Eine logisch aufeinander abgestimmte Abfolge von Schritten.

Wichtig: Nicht jedes Zwischenergebnis ist ein eigenständiger Prozess. Maßgeblich ist das abgeschlossene Arbeitsergebnis für den Endkunden.

Leitfragen für den Screening-Workshop

Um im Workshop mit Fachbereichen ein gemeinsames Verständnis zu erzeugen und die “Amtsbrille” zu korrigieren, haben sich folgende Moderator-Fragen bewährt:

• “Was löst in Ihrer Einheit Arbeit aus?”
• “Welche Leistungen verlassen Ihre Organisationseinheit als fertiges Ergebnis?”

Identifikationstabelle: Prozess oder Zwischenschritt?

Um zu unterscheiden, ob es sich um einen echten Gesamtprozess oder nur um einen Teilprozess innerhalb der Organisationseinheit handelt, nutzen wir folgende Matrix.

Die Spalten “Auslöser im Bereich” und “Ergebnis im Bereich” dienen hierbei als Indikator für Schnittstellen zu vor- oder nachgelagerten Abteilungen.

Auslöser	Auslöser im Bereich	Prozess	Ergebnis im Bereich	Ergebnis
(Start Gesamtprozess)	(Start Teilprozess)	(Name)	(Ende Teilprozess)	(Ende Gesamtprozess)

Die Prüf-Logik

Nutzen Sie diese Logik, um zu prüfen, ob ein Ereignis tatsächlich einen Geschäftsprozess begrenzt oder nur einen internen Übergabepunkt darstellt:

Prüfobjekt	Leitfrage	Antwort: JA	Antwort: NEIN
Auslöser	Kommt der Impuls direkt vom Endkunden (oder durch Gesetz/Amts wegen für ihn)?	✅ Prozessauslöser: Hier beginnt der echte Geschäftsprozess.	⚠️ Auslöser im Bereich: Dies ist ein interner Zwischenschritt (Teilprozess). Der eigentliche Prozess begann früher in einer anderen Einheit.
Ergebnis	Wird die Leistung direkt an den Endkunden übergeben?	✅ Prozessergebnis: Hier endet der Geschäftsprozess wertschöpfend.	⚠️ Zwischenergebnis: Das Ergebnis (“Ergebnis im Bereich”) wird intern weiterbearbeitet. Der Prozess ist noch nicht zu Ende.

Merksatz: Findet die Interaktion nur zwischen internen Kollegen (Ämtern) statt, ohne dass eine Leistung fertiggestellt wird, befinden wir uns mitten im Prozess (“Auslöser/Ergebnis im Bereich”). Findet sie mit dem Leistungsempfänger (Kunde) statt, sind wir an der echten Grenze des Prozesses.

Benennungs-Konvention

Für die Vergleichbarkeit im Prozessregister sollten Prozesse einheitlich nach dem Muster “Objekt + Verrichtung” benannt werden (z. B. “Widerspruch bearbeiten”, “Urlaub genehmigen”).

Datenerhebung (Attribute)

Bereits während der Identifikation sollten erste Attribute erfasst werden, um eine spätere Priorisierung zu ermöglichen. Empfohlen wird die Aufnahme von:

• Mengen: Fallzahlen und Bearbeitungsaufkommen.
• Beteiligte: Involvierte Organisationseinheiten oder externe Stellen.
• Technik: Verwendete Fachverfahren oder IT-Systeme.
• Potentiale: Hinweise auf bekannte Schwachstellen.
• Risiken: Kritische Faktoren im Wissensmanagement (z. B. Kopfmonopole oder fehlende Dokumentation).