BPMN: Pools und Schwimmbahnen

In einem Prozessmodell ist es entscheidend, nicht nur darzustellen, WAS getan wird, sondern auch, WER es tut. Unklare Zuständigkeiten gehören zu den häufigsten Schwachstellen in Prozessen. Hierfür nutzt die BPMN das Konzept von Pools und Schwimmbahnen (Lanes).

Definition und Aufbau

• Pool: Der Pool ist der Zusammenschluss aller am Prozess beteiligten einer Organisation.
• Lane (Schwimmbahn): Eine Unterteilung innerhalb eines Pools (vertikal oder horizontal), die dazu dient, die einzelnen Beteiligten am Prozess darzustellen.

Ein Pool repräsentiert in der Regel den Prozess innerhalb der eigenen Organisation. Gibt es nur einen Beteiligten, fungiert der Pool gleichzeitig als Schwimmbahn.

Funktionsweise

Ein Prozess startet und endet immer im selben Pool. Der gesamte Sequenzfluss vom Start- bis zum Endereignis bleibt innerhalb der Grenzen dieses Pools. Jede am Prozess beteiligte Rolle erhält eine eigene Schwimmbahn. Aktivitäten werden in der Bahn der Rolle platziert, die sie ausführt. Dadurch werden Durchführungsverantwortung und Schnittstellen (Wechsel der Schwimmbahn) sofort sichtbar.

Hierarchische Darstellung & Organisationseinheiten

Schwimmbahnen können verschachtelt werden, um hierarchische Strukturen abzubilden. Dies hilft, Rollen bestimmten Organisationseinheiten (z. B. Amt -> Sachgebiet -> Rolle) zuzuordnen.

Granularität der Modellierung

Die Detailtiefe der Schwimmbahnen hängt von der Zielgruppe ab:

• Organisationseinheiten: Bei Prozessen mit vielen Akteuren (z. B. Stellenbesetzung mit Personalrat, Gleichstellung, Fachamt) kann eine Darstellung auf Ebene der Abteilung sinnvoller sein, um die Übersicht zu wahren. Dies eignet sich besonders für Entscheider.
• Einzelne Rollen: Für die technische Umsetzung (z. B. Workflow-Steuerung in DMS) muss jede spezifische Rolle modelliert werden.
• Software als Schwimmbahn: In digitalisierten Soll-Modellen kann eine eigene Bahn für System-Aktivitäten (Bot, Software) angelegt werden, um Anforderungen für Lastenhefte zu definieren.

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