Der Urvater des PDCA-Zyklus‘ Walter Andrew Shewhart erkannte, dass das damals noch dreistufige lineare Vorgehen im Qualitätsmanagement (Specifikation, Production, Inspection), mit dem Anspruch die Qualität stetig zu steigern nicht vereinbar war und schlug vor, daraus einen Kreislauf zu machen: “ These three steps must go in a circle instead of in a straight line […]“. Sein Schüler William Edwards Deming griff die Idee auf und entwickelte sie zum heute bekannten vierstufigen Kreislauf weiter. Was ist unter dem Kreislauf zu verstehen und warum wird er so häufig als Linie umgesetzt?
Zunächst möchte ich die Phasen des Deming-Zyklus‘ und deren Bedeutung nochmal in Erinnerung rufen.
Plan
In diesem Schritt werden die Maßnahmen die ergriffen werden sollen geplant. Geplant heißt hier aber auch, dass die Maßnahmen zunächst entwickelt werden. Im Bezug auf die gängigen Kreisläufe des Prozessmanagements verbergen sich hier die Phasen der Ist-Analyse, der Schwachstellenanalyse und der Konzeption des Soll-Modells.
Do
Diese Phase wird gerne damit verwechselt das Soll-Modell in Gänze umzusetzen. Dies ist aber nicht gemeint, vielmehr soll der Entwurf zunächst getestet werden.
Check
Die Erkenntnisse aus dem Test werden ausgewertet und fließen in das Soll-Modell ein.
Act
Ist die Testphase erfolgreich durchgeführt worden und sind die gewonnen Erkenntnisse in das Modell eingeflossen, so geht es in dieser Phase an die Umsetzung.
Nach einmaligem Durchlauf des Kreislaufes sind die (Qualitäts-)Standards des Prozesses verbessert. An diesem Punkt unterscheidet sich nun ein Kreis von einer Linie.
Einen Kreislauf kennzeichnet nicht seine Einmaligkeit aus
In der Praxis wird die Geschäftsprozessoptimierung gerne als Projekt aufgesetzt. Das Deutsche Institut für Normung e.V. definiert in der DIN 69901 ein Projekt als „Vorhaben, das im Wesentlichen durch die Einmaligkeit aber auch Konstante der Bedingungen in ihrer Gesamtheit gekennzeichnet ist, […]“. Hier wird die Problematik deutlich. Ein Kreislauf ist eben nicht im Wesentlichen durch seine Einmaligkeit gekennzeichnet und darf deswegen nicht als Projekt verstanden werden. Vielmehr muss der Kreislauf einmal in Gang gebracht werden und nach dem ersten Durchlauf werden Regeln hinterlassen, die festsetzen, in welchen Abständen oder bei welchen Ereignissen der Zyklus wieder in Gang gesetzt wird. So wird der Tatsache Rechnung getragen, dass es den für alle Zeiten optimalen Soll-Prozess nicht gibt, sondern der Prozess regelmäßig mindestens den sich veränderten Umweltbedingungen angepasst werden sollte.
Kleine (Demming-)Zyklen statt der großen deutschen Lösung
Das Verständnis der Prozessoptimierung als einmaliges Projekt birgt noch eine weitere Gefahr. Bei einem einmaligen Projekt besteht die Notwendigkeit, dass alle Verbesserungen zur großen deutschen Lösung zusammengefasst werden und in einem Rutsch umgesetzt werden sollen. Ich tendiere eher dazu die Verbesserungen in mehrere kleine Zyklen zu teilen, die durchaus parallel ablaufen können, aber getrennt voneinander betrachtet werden. Dies hat mehrere Vorteile:
- Quick Wins können tatsächlich schnell umgesetzt werden.
- Insbesondere technische Anpassungen benötigen in der Regel Zeit um implementiert zu werden. Organisatorische Anpassungen hingegen können währenddessen schon umgesetzt werden und liegen nicht unnötig brach.
- Mitarbeitenden fällt es in der Regel leichter sich an mehrere kleinere Umstellungen zu gewöhnen. Wichtig ist allerdings, dass alle Beteiligten darüber informiert sind und nicht ständig von neuen Veränderungen überrascht werden.
- Treten während der Umsetzung Probleme auf, so fällt es leichter diesen im kleinen Zyklus zu begegnen.
Selbst wenn die geplante Gesamtlaufzeit des Projektes dadurch verlängert wird, so meine ich doch, dass die Vorteile überwiegen. Viele Projekte versanden oder scheitern, weil zu viel auf einmal umgesetzt werden soll. Schließlich haben die getrennt voneinander betrachteten Umsetzungen den Vorteil, dass bei unerwarteten Störungen im Projektablauf, nicht gleich das ganze Projekt still steht.