„Die Norm dient dazu, die Sinnbilder für die Datenfluß- und die Programmablaufpläne zu vereinheitlichen. […] Eine allgemeine Verständigung mit Hilfe dieser Pläne und ihr Austausch zwischen verschiedenen Stellen ist jedoch nur dann ohne Schwierigkeiten möglich, wenn überall einheitliche Sinnbilder benutzt werden. Um dieser Forderung willen wurde die vorliegende Norm ausgearbeitet.“ Dieses Zitat stammt aus der bereits 1966 veröffentlichten DIN-Norm „Sinnbilder für Datenfluß und Programmablaufpläne“ und beschreibt ein Problem das in der deutschen Verwaltung noch aktuell ist, sich global gesehen aber immer mehr zu erledigen scheint. Das Problem: Der Austausch von Prozessmodellen. Die Lösung: Der de facto Standard BPMN 2.0.
Als meine Mutter noch in die Grundschule gegangen ist, wurde also schon eine Norm veröffentlicht, die Symbole und deren Bedeutung zur Erstellung von Flussdiagrammen definiert. Umso überraschender ist es, dass bis heute in der öffentlichen Verwaltung kein einheitlicher Standard zur Beschreibung von Prozessen festgelegt ist. Vielmehr wurden Mitte der Nullerjahre zwei Notationen explizit für die öffentliche Verwaltung entwickelt. So hat die KGSt in Zusammenarbeit mit der bit-Consult den Fachmodellierungsstandard (FaMoS) und die Picture GmbH als Spin Off der Uni Münster die Picture Methode entwickelt. Beide Notationen sind heute insbesondere im kommunalen Bereich verbreitet.
Digitalisierung als Treiber
Mit zunehmender Digitalisierung wurde das Bedürfnis einer Notation, die sowohl von Organisatoren als auch von der IT gelesen, verstanden und genutzt werden kann, größer. Dazu wurde an eine solche Notation der Anspruch gestellt, automatisiert in maschinenlesbaren Code überführt werden zu können. Daran hatten insbesondere die großen IT- und Softwarehäuser Interesse und diese sind es denn auch, die mit anderen zusammen 1989 die Object Management Groupgegründet haben. Diese entwickelt herstellerunabhängige und systemübergreifende Standards zur Programmierung und eben auch zur Darstellung von Geschäftsprozessen. Die durch den IBM Mitarbeiter Stephen A. White entworfene Notation BPMN (Business Model and Notation) wird seit 2005 von der OMG gepflegt und weiterentwickelt. Mittlerweile liegt die BPMN in der zweiten Version vor und kann als der weltweit anerkannte de facto Standard bezeichnet werden.
Verbreitung in der öffentlichen Verwaltung
Auch in der öffentlichen Verwaltung erfährt die BPMN zunehmende Verbreitung. In der Schweiz beispielsweise ist die BPMN über alle Ebenen der Verwaltung hinweg als Standard definiert worden. Auch das Bundesverwaltungsamt nutzt die BPMN als Standard zur Modellierung. Hier wird Sie allerdings nur für IT-Modelle genutzt. Warum die fachlichen Modelle mit der Ereignisgesteuerten Prozesskette (EPK) erstellt werden und die Modelle so übersetzt werden müssen, erschließt sich mir nicht. Genau genommen läuft dies dem Gedanken der BPMN komplett entgegen, denn Sie wurde ja gerade dafür entwickelt, dass Fachabteilung und IT „dieselbe Sprache sprechen“. Besser macht es Nordrhein-Westfalen: In Verbindung mit §12 Absatz 2 EGovG NRW „Vor Einführung der elektronischen Vorgangsbearbeitung sollen Behörden des Landes Verwaltungsabläufe unter Nutzung einer landeseinheitlichen Methode dokumentieren, analysieren und optimieren.“ hat das Ministerium für Inneres und Kommunales Folgendes erlassen: „Zur Dokumentation, Analyse und Optimierung von Geschäftsprozessen in der Landesverwaltung ist die Notation des Standards BPMN 2.0 (Business Process Model and Notation) zu verwenden.“ Andere Bundesländer haben bereits Ähnliches erlassen. Die bundesweite Standardisierung auf Ebene des Bundes und der Länder scheint also nur noch eine Frage der Zeit.
Und was machen die Kommunen?
Die Situation bei den Kommunen stellt sich sehr heterogen dar. Die beiden Notationen FaMoS und Picture werden über die ganze Republik verteilt eingesetzt. Die in der öffentlichen Verwaltung recht weit verbreitete Prozessmanagementsoftware Adonis bringt – wie sollte es auch anders sein – eine eigene Notation mit und diese wird ebenfalls gern verwendet. Dazu gesellen sich weitere herstellerspezifische Notationen und schließlich noch die EPK. Ich selbst modelliere im dienstlichen Umfeld mit dem FaMoS-Standard. Aus damaliger Sicht war dies sicherlich eine gute Entscheidung. Die Kommunen werden sich allerdings unisono die Frage stellen müssen, ob ein Wechsel zur BPMN nicht sinnvoll ist. Die Picture GmbH beispielsweise bietet mittlerweile eine „Picture BPMN“ Version an. Leider ist auf der Homepage dazu nur Marketing-Sprech ohne wirklichen Inhalt zu finden. Es existiert zwar ein Video zum Modellieren mit Picture BPMN, wenn das dort zu sehende allerdings alles an BPMN ist was integriert wurde, lügt die Homepage zumindest nicht.
Komplexität der BPMN
Es ist wahr, die BPMN kann sehr komplex sein. Immerhin hat sie den Anspruch Geschäftsprozesse, gleich aus welcher Branche, detailliert beschreiben und alle Eventualitäten, die auftreten können, darstellen zu können. Davon sollten Sie sich allerdings nicht abschrecken lassen. Die Spezifikation der BPMN selbst unterscheidet drei Ebenen von Prozessmodellen: Die deskriptive Ebene zur reinen Beschreibung von Prozessen, die analytische Ebene für Prozessanalysten und die ausführbare Ebene für IT-Spezialisten. Die Anzahl der Symbole und die Komplexität der Anwendung steigt von Ebene zu Ebene, wobei die ersten beiden Ebenen (Zielgruppen: Fachbereiche und Organisatoren) nicht wesentlich komplexer in der Anwendung sind als die oben genannten Notationen.
Dieser Artikel stellt den Auftakt einer Reihe zur Modellierung mit der BPMN dar. In dieser Reihe werde ich die Grundlagen der Modellierung mit der BPMN erläutern und eine Rahmenstruktur vorstellen, die die BPMN auf die Bedürfnisse von Verwaltung zuschneidet, sich dabei aber vollständig im Rahmen der Spezifikation der BPMN bewegt! Letzteres ist elementar, da nur so die herbeigesehnte Austauschbarkeit der Modelle gewährleistet werden kann.