Wie beginnt man eigentlich einen neuen Blog? Diese Frage habe ich mir gestellt bevor ich anfing diese Zeilen zu schreiben. Um mir die Frage zu beantworten habe ich mich in die Perspektive des Lesers versetzt und mich gefragt, was würde mich als Leser zu Beginn eines Blogs interessieren? Drei Fragen würde ich mir stellen :

Worüber wird gebloggt? Wer bloggt? Warum wird gebloggt?

Worüber wird gebloggt?

Das übergeordnete Thema dieses Blogs ist die Verwaltung und deren Modernisierung. Ein Schwerpunkt wird das Prozessmanagement innerhalb der Verwaltung sein. Dabei verstehe ich unter Prozessmanagement einen ganzheitlichen Managementansatz, nicht, wie es in der kommunalen Praxis häufig verstanden wird, eine Geschäftsprozessoptimierung! Hier sehe ich ein großes Hindernis in der Modernisierung. Wir reden bei ausdruckbaren Anträgen im PDF-Format von Onlineanträgen. Online deshalb, weil sie online heruntergeladen werden können. Natürlich ist hier häufig die Unterschrifterfordernis, nicht der fehlende Wille, das Hemmnis. Aber warum nennen wir es dann Onlineantrag und suggerieren ein falsches Bild? Sobald eine Kommune zwei Prozesse beschrieben hat, wird von der Führung gerne schon von der Einführung eines Prozessmanagements gesprochen. Wurden die Prozesse selbst gewählt und nicht auf Zuruf beschrieben, so handelt es sich gleich um ein strategisches Prozessmanagement. Dies soll keine Schelte sein! Auf Messen und Symposien präsentieren Banken und Versicherungen stolz wie sie ihre Kernprozesse vollständig digitalisiert haben. Schaut man aber genauer hin, so kann man sich nur gegenseitig müde belächeln. Die Verwaltung lächelt müde über das im Vergleich doch sehr überschaubare Prozessportfolio mit Prozessen die nicht in ein teils absurdes gesetzliches Korsett gezwängt sind. Die Wirtschaft wiederum lächelt über das häufig gegen null tendierende Budget, welches für die Einführung eines Prozessmanagements bereitgestellt wird.
Daraus wird deutlich, warum Herr Trampler, der Wirtschaftsstudent, der der Stadt Hagen durch seine Prozessoptimierung Fördergelder in Höhe von fünf Millionen Euro sicherte das Prozessmanagement in der öffentlichen Verwaltung als die „Königsdisziplin“ bezeichnet und sein Professor, Herr Coners ihm beipflichtete und sagte: „Die Verwaltung ist die härteste Nuss.“

Zwar wird der Schwerpunkt auf dem Prozessmanagement liegen, andere Facetten der Verwaltungsmodernisierung sollen aber ebenso beleuchtet werden. Der Einsatz von E-Government, sozialen Medien oder Open Data sind nur drei weitere Bereiche um die es gehen wird.

Wer bloggt?

Mein Name ist Patrick Roßkothen. Ich arbeite seit knapp 10 Jahren in der Organisation einer öffentlichen Verwaltung. Derzeit sind meine Kernaufgaben die Einführung eines Dokumentenmanagentsystems und eines Prozessmanagements. Dieser Blog hat aber ausdrücklich nichts mit meinem Arbeitgeber zu tun. Natürlich bin ich dadurch zu dem Thema gekommen, aber, auch auf die Gefahr hin, dass Sie mich nun gerne zum Fieber messen schicken wollen, ich beschäftige mich auch nach Dienstschluss mit dem Thema.
Einen Großteil meines Wissens habe ich neben der Arbeit in der Praxis und der einschlägigen Literatur, durch meine Arbeit als Dozent bei der KGSt erworben. Dort gebe ich Seminare zu den Themen Organisationsmanagement, Handwerkzeug der Prozessoptimierung und Modellierung mit dem Fachmodellierungsstandard (FaMoS). Durch diese Tätigkeit konnte ich mir einen reichen Erfahrungsschatz erwerben, aus dem dieser Blog hauptsächlich gespeist wird. Dort habe ich viele Einblicke in kommunale Projekte erhalten, habe gute und schlechte Beispiele gesehen und in unzähligen Gesprächen viele Annekdoten zum Thema gehört. Dabei wurde mir häufig ein Blick hinter die Kulissen gewährt. Dazu gehört Vertrauen und dieses werde ich natürlich nicht enttäuschen und keine Rückschlüsse auf bestimmte Kommunen zulassen.

Warum wird gebloggt?

Ich habe bisher keinen Blog zum Thema von einem kommunalen Praktiker gefunden. Zwar haben die einschlägigen Zeitschriften und Firmen häufig Blogs oder Newsseiten, diese sind aber häufig durch die handelnde Firma gefärbt und werden eben nicht von Praktikern aus der Verwaltung geschrieben. Neben der Weitergabe von Wissen und Erfahrungen, möchte ich auch gerne mit anderen Praktikern in Austausch treten. Zwischen Flensburg und Freiburg beschäftigen sich viele Kommunen mit Themen der Modernisierung und wir müssen nicht alle das Rad neu erfinden, sondern sollten vielmehr versuchen voneinander zu lernen und zu partizipieren. Also nutzen Sie die Kommentarfunktion und treten Sie mit mir und anderen in Kontakt! In dem ein oder anderen Blogeintrag werde ich Thesen in den Raum stellen und bin natürlich auf die Sicht anderer gespannt.

Die drei Kernfragen sind damit beantwortet und mein erster Beitrag geschrieben.

Wie geht es nun weiter?

Ich habe in der letzten Zeit bereits eine Themensammlung angelegt und werde die nun nach und nach abarbeiten. Ich bin aber für Themenwünsche und -vorschläge nicht nur offen, sie sind ausdrücklich erwünscht!
Feste Termine für die Blogeinträge möchte ich mir nicht setzen, ich werde mir aber Mühe geben, eine gewisse Regelmäßigkeit an den Tag zu legen.

Wer diesem Blog nun folgen möchte und keinen Eintrag verpassen möchte, der kann mir auf Twitter oder Xing folgen.

Auf dem Weg von einer funktional zu einer prozessorientiert organisierten Verwaltung wird häufig über die Prozessverantwortung diskutiert. Dies ist ein sensibles Thema, da es hier um die Verschiebung – mindestens fachlicher – Weisungskompetenz geht. Dabei wird in der Regel nur die Situation nach der Optimierung betrachtet, also wenn die Abläufe festgelegt sind und „nur“ noch gesteuert werden muss. Dass zur Prozessverantwortung auch die Festlegung der Abläufe und die Einführung von Standards gehört, wird dabei häufig übersehen.

Den optimalen Soll-Prozess gibt es für keinen Prozess. Die Determinanten Qualität, Kosten und Zeit bedingen sich und müssen in der Regel gegeneinander abgewogen werden. So unterscheidet sich der optimale Soll-Prozess von Kommune zu Kommune in Abhängigkeit von der konkreten Zielsetzung. Ich möchte das an einem Beispiel deutlich machen. Ein interner papiergebundener Antrag, der verschiedene Ämter durchläuft soll digitalisiert werden. In der analogen Welt steht es außer Frage, dass alle Anträge über den Schreibtisch des Vorgesetzten gehen und von dort aus auf die jeweiligen Sachbearbeitenden verteilt wird. Im Zuge der Soll-Modellierung kommt nun die Frage auf, ob dies auch in die digitale Welt übertragen werden soll. Gehen die Anträge in Zukunft direkt an die Sachbearbeitenden und werden dem Vorgesetzen bearbeitet zur Mitzeichnung vorgelegt, so lässt sich die Durchlaufzeit deutlich verkürzen. Vorgesetzte sehen hier aber die Gefahr, dass in ihrem Verantwortungsbereich Anträge bearbeitet werden von denen sie keine Kenntnis haben. Bleibt man bei der hergebrachten Verfahrensweise so ist im Bezug auf die Durchlaufzeit nur wenig gewonnen.

In Spannugsverhältnissen dieser Art sind bei der Soll-Modellierung in der Regel etliche Entscheidungen zu treffen.Aufgabe des Modellierers sollte es nun sein die verschiedenen Alternativen mit dem jeweiligem Vor- und Nachteilen – eventuell mit einem Entscheidungsvorschlag – den Entscheidungsträgern vorzulegen.

Die Praxis sieht oft anders aus

In der Praxis ist es häufig so, dass Entscheidungsträger einen in allen Belangen optimierten Soll-Prozess erwarten und im Zuge des Projektes die Entscheidungsgewalt faktisch auf den Modellierer übertragen. In dem Augenblick wird auch die faktische Prozessverantwortung auf den Modellierer übertragen.
Der Modellierer legt nun fest wer, was wann und die bearbeitet. Er erarbeitet zusammen mit den ausführenden Stellen Standards und Qualitätsanforderungen und gießt all dies in ein Soll-Modell.

Damit meine ich keineswegs, dass dem Modellierer zusätzliche Kompetenzen im Sinne der Dienstverteilung verliehen werden. Vielmehr wird ihm dies zuteil, da er ein fertiges Modell vorlegen soll, statt einiger Entscheidungsalternativen. Dieses nimmt natürlich noch seinen Weg durch die Instanzen bevor es umgesetzt wird und bekommt so seine Legitimation. Im schlimmsten Fall werden auf diesem Weg noch Anpassungen am Modell vorgenommen, die aus Sicht des einzelnen Sinn haben mögen, häufig aber die Sicht auf den Gesamtprozess vernachlässigen. Den einzelnen Entscheidungsträgern ist dabei nicht mal ein Vorwurf zu machen, da mangels Abwägungsdarstellungen, die einzelne Entscheidung für einen Ablauf gar nicht nachvollzogen werden können. In der Praxis passiert nun das was von Beginn an hätte gemacht werden sollen. Das Modell wird gemeinsam besprochen, verschiedene Alternativen geprüft und es ist nicht unwahrscheinlich, dass am Ende das ursprünglich vorgelegte Soll-Modell beschlossen wird.

Damit ist die Arbeit des Modellierers aber noch nicht getan. Neben der Verantwortung für die Umsetzung (auf die ich an dieser Stelle nicht eingehen möchte) bleibt die Prozessverantwortung auch über die Umsetzungsphase hinaus noch bestehen. Er ist nun derjenige, der den Prozess im Detail kennt und mindestens bei Fragen zum Ablauf konsultiert wird, nicht selten aber auch zu fachlichen Fragen Stellung nehmen soll. Wieder liegt die faktische Prozessverantwortung beim Modellierer.

Wie kann eine Alternative aussehen?

Der Modellierer sollte in der Kommune als Dienstleister betrachtet werden. Er verfügt über das Wissen die richtigen Werkzeuge richtig anzuwenden. Er beschreibt den Prozess, wägt ab, erarbeitet – im Idealfall mit den Fachleuten vor Ort – Alternativen und legt diese vor. Er steht den Entscheidungsträgern als Berater zur Seite, da er den Gesamtüberblick über den Prozess hat. Er fungiert als Schnittstelle zwischen den beteiligten Fachämtern und der IT, falls diese beteiligt ist. In der Umsetzungsphase kann er die Koordination des Umsetzungsprojektes übernehmen, nicht aber die Projektverantwortung. Nach erfolgter Umsetzung sollte er weiterhin als Berater zur Verfügung stehen. Die kontinuierliche Verbesserung des Prozesses liegt aber in der bestenfalls schriftlich fixierten Verantwortung des Prozessverantwortlichen vor Ort.